Våre retningslinjer for håndtering av personopplysninger ligger på våre nettsider.

Definisjoner:

Behandler av personopplysninger: Enhver bruk av personopplysninger, f.eks. innsamling, registrering og lagring.

Behandlingsansvarlig: Den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger.

Avvik: Brudd på personopplysningssikkerheten.

Personopplysninger: Opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Tillitsvalgte plikter å gjøre seg kjent med og følge veiledningen.

Å være medlem i en arbeidstakerorganisasjon er sensitiv informasjon. Husk at du som tillitsvalgt får informasjon som i utgangspunktet ikke skal deles med andre, både fra Akademikerforbundet og arbeidsgiver. Dette kan f.eks. være lister over ansatte (se nærmere i HA for ditt tariffområde).

Husk å sette mailadresser i blindkopi når du skal sende til flere. Det kan være medlemmer som ikke vil tilkjennegi at de er medlemmer. Opplysninger i medlemsregisteret skal være korrekte. Det er derfor fint om tillitsvalgte får medlemmene til å oppdatere sine opplysninger før lokale lønnsforhandlinger. Ved bytte av tillitsvalgte, må det defineres hvilken informasjon som er hensiktsmessig å overføre til ny tillitsvalgt og hva som skal slettes.

Oppbevaring av dokumenter:

Papir: Uvedkommende skal ikke ha innsyn. Må låses bort ved arbeidsdagens slutt.
Elektronisk: Skal lagres sikkert og ikke deles ved uvedkommende. Dokumenter og lister skal slettes etter endt saksbehandling.

Avvikshåndtering: Ved avvik må tillitsvalgte varsle personombudet sentralt som ev. tar kontakt med Datatilsynet. Med avvik menes personopplysninger som er kommet på avveie, f.eks. en feilsendt e-post eller lister delt med feil personer. Send alltid saksdokumenter i egen e-post (ikke i møteinnkalling) ettersom mange deler sine kalendere. Alternativt settes møteinnkallelsen som privat.