Hvordan forberede og gjennomføre den vanskelige samtalen?

Alle ledere må med jevne mellomrom ta det som ofte kalles «den vanskelige samtalen». Utløsende faktor kan være så mangt, en ansatt som ikke gjør jobben sin etter avtale, en ansatt som lukter alkohol om morgenen, en ansatt som ikke passer personlig hygiene, en ansatt som har en adferd overfor andre som ikke er akseptabel, oppsigelse - eller budskap om dødsfall. Fantasien setter grenser for hva det kan være, vi jobber med mennesker.

Ikke utsett samtalen

Du kan være sikker på at kollegaene har fått med seg utfordringen du skal ta opp. Det er forventet at leder skal ta tak i det som ikke fungerer. Ved å ikke ta opp problemet med rette vedkommende, kan det oppfattes om en aksept av adferden. Det er ekstremt uheldig om det for eksempel dreier seg om seksuell trakassering. Det kan også gi de ansatte en opplevelse av å ha en svak leder og på sikt kan dette svekke lederens autoritet på flere områder. Det vil også kunne føre til mindre motiverte ansatte, dårlig arbeidsmiljø og redusert produktivitet.

Forbered deg godt og vær konkret

For noen er det helt uproblematisk å gjennomføre denne typen samtaler, det er jo bare å si fra om noe som ikke fungerer. For andre oppleves det som mer krevende. Man vet ikke hvordan den ansatte vil reagere, man er redd for å såre, man er redd for å blande seg inn i privatlivet osv. Uansett holdning til samtalen, er det lurt å forberede seg godt. Du må bestemme deg for hva du vil oppnå med samtalen og tenke gjennom alternative løsninger. Sørg for at du har konkrete eksempler. Hold deg til utfordringene knyttet til adferd og ikke la det bli et personangrep. Enkelte ansatte ser ikke konsekvensen av egen adferd. I samtalen må du konkret forklare det, f.eks. «Når du kommer sent til møter, er det forstyrrende og du kaster bort andres tid.» Vær tydelig på sak og sympatisk som person. Men vokt deg for å ta terapeutenes rolle. Husk formkrav, dersom det dreier seg om en oppsigelse.

Sørg for at dere kan prate uforstyrret og sett av god tid

Skap en trygg ramme rundt samtalen. Fortell hvorfor du vil ha en samtale og gjennomfør den et sted hvor dere kan prate uforstyrret, gjerne på nøytral grunn. La budskapet synke inn. Muligens oppstår det taushet som en første reaksjon. Sjekk om den ansatte har forstått det du har meddelt. Gi den ansatte anledning til å snakke. Vær en aktiv lytter og still oppfølgende spørsmål, så du får et klart situasjonsbilde. Forsøk å komme frem til en felles forståelse av situasjonen.

Du må vite at dere har rikelig tid. Samtalen kan utløse følelsesmessige reaksjoner som må få sitt utløp, det være seg sinne, skuffelse eller sorg.

Finn frem til løsninger og avtal oppfølgingsmøte

Inviter den ansatte til å bidra med forslag til løsning. Forsøk så å enes om en løsning. Hvis dette ikke er mulig, må du som leder vurdere om vedkommende trenger tid til å la det synke inn før dere avtaler en løsning, eller om du bestemmer hva løsningen skal være. Avtal tidspunkt for oppfølgingssamtale. Be også den ansatte om en tilbakemelding på hvordan han/hun har opplevd samtalen. Det er viktig for deg at du får vite hva som har fungert bra og hva du kunne gjort annerledes.

Kilder:
Dagensperspektiv.no
E24.no
Ledernett.no