Kapittel 4 Operativt- og administrativt arbeid

Regionstyrehonorar utbetales to ganger i året - 12.5. og 12.11. Regionledere sender inn skjema med frist 1.4. og 1.10., skjemaet finner du her. Ferdig utfylt skjema lagres under den aktuelle regionen i økonomimappen i Arkiv. Skjemaet sendes deretter på e-post til post@akademikerforbundet.no.

Ved søknad om frikjøp, skal dette først behandles i regionstyret og godkjennes der.
Reiseregninger sendes som én PDF, inkludert alle vedlegg, til post@akademikerforbundet.no
Alle utgifter skal dokumenteres i oversikten med beløp. Er det utenlandsreiser skal beløpene omregnes i norske kroner, men oppgi valuta og kurs. Her finner du Reiseregning i Akademikerforbundet

Alkohol på forbundets møteplasser

Akademikerforbundet dekker alkohol til mat kun på disse møteplassene:

• Landsmøte
• Politisk råd
• Tariffkonferansen
• Ledersamling org-TV
• Lederkonferansen
• Konferanser i regi av FIGene og landsdekkende lag
• Regionenes årsmøter.

Håndtering av utlegg

Utlegg f.eks. fra butikk skal påføres: hva det gjelder, deltakere, hvem som skal ha tilbakebetalt, kontonummer og underskrift. Dette skal påføres kvitteringen eller arket hvor kvitteringen festes. Les mer om behandling av regninger og økonomi i regionene her

Fakturaer som blir sendt oss direkte, etter et arrangement, må påføres hva det gjelder og dato.

Når reiseregninger, utlegg og fakturaer er ført i regnskap (Xledger) skal disse godkjennes av økonomiansvarlig i region før utbetaling. Alle økonomiansvarlige skal ha tilgang til Xlegder for godkjenninger. Når det blir ny økonomiansvarlig, vil denne få egen tilgang. Husk å sjekke Xledger regelmessig om det er regninger som må godkjennes.

Regionene utarbeider årlige budsjetter med de økonomiske rammene som settes opp i budsjettmal. Legges i arkivet under riktig region. Sekretariatet utarbeider månedlige rapporter til hver enkelt region, denne blir lagret i økonomimappen. Det er sentral regnskapsføring, og sekretariatet sørger for revisorgodkjenning av sentralt og regionale regnskap.

Her er lenke til Budsjettmal regioner
Her finner du informasjon om budsjettprosessen i Akademikerforbundet

Prinsipper for tildeling av midler til lokallag

Midlene skal benyttes til medlemspleie lokalt. Et overordnet mål for bruk av midlene er å rekruttere og beholde medlemmer. Akademikerforbundet skal tilrettelegge for aktivitet i lokallagene og innretningen må være tilpasset modningsprosessen forbundet gjennomgår med å bygge lokallag. Aktivitet i lokallagene er medvirkende til medlemsvekst. Det vises til forbundets vekststrategi. Les mer om rutinene her.

Unio tildeler OU-midler til Akademikerforbundet etter gitt fordelingsnøkkel. OU-midler brukes til kurs- og kompetansehevende aktiviteter. Retningslinjer og skjema for bruk, finner du her.

Regionstyrene kan søke OU-midler til lokale aktiviteter/kurs. Søknad sendes GS. Lokallag kan også søke midler til aktiviteter. Søknadene sendes regionstyret for videresending til GS.

Det skal ikke foretas en bestilling av hotell eller annet før OU-søknad er godkjent.

Ved en ev. streik er det Unio som organiserer denne. Det er utarbeidet en egen konflikthåndteringsbok for Unio og Akademikerforbundet. Begge håndbøkene er konfidensielle. De medlemmer som blir involvert i dette arbeidet får tilgang til håndbøkene. Om det blir mekling vil regionstyrene bli involvert. Da vil det være behov for oppfølging av tillitsvalgte og medlemmer. Sekretariatet vil ha informasjonsmøter med både regionlederne og de enkelte tillitsvalgte. I forkant av både en ev. konflikt og lokale lønnsforhandlinger er det viktig at medlemsregisteret er oppdatert.

Oppfølging ved regionstyrene

• Sende støtteerklæring til de streikene.
• følge opp streikende i sin region
• Besøke de streikende fysisk og digitalt
• Vær spesielt oppmerksom på enslige streikende

Vær oppmerksom på slitasje hos de streikende. Det er viktig med dialog og at de blir sett.  
Hver enkelt streikende må ha en kontaktperson, enten er dette hovedtillitsvalgte eller en person i regionstyret. Viktig å minne på at man ikke står alene i en streik.

Regionene har en egen mappe under Arkiv som de lagrer alt av dokumenter i. Regionstyrene har lesertilgang til de andre regionmappene for å hente ideer.

Tilgang til alle medlemmer under regionen. Veiledning til medlemsregisteret finner du her. Det blir også kjørt regelmessige kurs. Det er viktig at medlemsopplysninger er oppdatert. Oppfordre medlemmer/tillitsvalgte til å oppdatere kontaktinfo og arbeidsstedopplysninger.

Å være medlem i en arbeidstakerorganisasjon blir sett på som sensitiv personopplysning. Her finner dere Rutiner for personvern. Vervekoordinator får tilgang til regionens medlemsregister. Studentleder har tilgang til hele medlemsregisteret.

Standard skrift i dokumenter er Calibri.

Du finner brevmaler, powerpointmaler og designmanual her.