Kapittel 1 Nytt regionstyre

Som det kommer frem i retningslinjene, skal det avholdes minst ett årsmøte i løper av valgperioden til Landsmøte. Et årsmøte vil være beslutningsdyktig dersom frister for kunngjøring (5 uker) og saksliste (3 uker) er overholdt. Merk at det kun er saker meldt inn før fristen som det kan fattes vedtak i på årsmøtet. For nærmere beskrivelse av innehold og gjennomføring av årsmøte, se kapittel 4 i retningslinjene.

En av årsmøtes viktigste oppgaver er å gjennomføre et valg av styreverv for å sikre at vervene er forankret hos regionens medlemmer. I tillegg til styrevervene, skal også årsmøte velge delegater med vara til Landsmøte, valgkomite, møteleder, referent og to  møtedeltagere til å skrive under protokoll. Dersom årsmøtet ikke har valgt leder, konstituerer valgkomitéen seg selv. Det må velges leder og sekretær.

Akademikerforbundet jobber kontinuerlig med videreutvikling av organisasjonen. Det må til for å kunne yte et tilbud som treffer medlemmenes behov. For å lykkes med dette, må Akademikerforbundet ha personer med rett kompetanse i de ulike vervene.

Valgkomitéen skal i samspill med de ulike organisatoriske ledd finne de kandidatene som skal lede regionen. Dersom valgkomitéen skal lykkes i dette arbeidet, må  forbundets tillitsvalgte kontinuerlig arbeide med å identifisere personer som kan ha potensiale til å fylle ulike verv i organisasjonen. Valgkomitéens oppgave blir da å vurdere ulike kandidater som blir lansert av lokallag eller andre medlemmer. Valgkomitéen kan også selv kontakte kandidater som de mener er egnet for vervene. Valgkomitéens  kandidater presenteres så for årsmøtet.

Her finner du veilederen: Valgkomitéens arbeid

Årsberetningen er regionstyrets rapport til årsmøtet som sier hva som har skjedd iorganisasjonsleddet det siste året. Årsberetningen forteller medlemmene hvilke aktiviteter  regionen har gjennomført og hva styret har arbeidet med. Dette kan blant annet skape grunnlag for engasjement blant medlemmene. Vedlagte mal skal gi en oversikt over punkter som kan være aktuelle å ha med i en slik årsberetning.Malen er ikke ment å være uttømmende, men må suppleres dersom det er sentrale punkter som ikke er  med, eventuelt kan punkter tas ut om de ikke er aktuelle. Naturlig detaljeringsnivå vil antagelig variere mellom regionene. Årsberetningen skal godkjennes på regionens årsmøte, se «Retningslinjer for regioner i Akademikerforbundet» punkt 3.2.2

Mal årsberetning

Et vellykket årsmøte krever godt forarbeid fra hele styret. Derfor må dokumentasjonen gjennom hele tiden styret har arbeidet være på plass. Det gjør det enklere å skrive  årsmelding og forslag til ny tiltaksplan. Dessuten må styret ha oversikt over økonomien, slik at et budsjettforslag kan utarbeides med utgangspunkt i et ryddig regnskap.
Oppdatering av informasjon om regionstyrets medlemmer i medlemsregister og på web skjer med utgangspunkt i protokoll fra årsmøtet. Her er lenker til nødvendige  dokumenter til årsmøtet:

MAL INNKALLING TIL ÅRSMØTE I REGIONENE
MAL PROTOKOLL ÅRSMØTE I REGIONENE

Etter at et nytt regionstyre er valgt, er det viktig å avholde et konstituerende møte for å

1. markere en ny periode for styre av regionen  
2. overlappe pågående saker fra det avtroppende styret

Dersom det er styremedlemmer fra det avtroppende styret som går videre inn i det påtroppende styret, kan det være hensiktsmessig at en eller flere av disse får et særskilt ansvar for overlapping av informasjon. Konstitueringsmøtet kan gjerne gjøres kjent for alle medlemmene i regionen med informasjon om hvem som tropper på og av. Et slik møte vil dog normalt ikke være åpent for øvrige medlemmer ute over styremedlemmer og vara. Det kan også være hensiktsmessig å kommunisere ut til medlemmene i regionen i etterkant av konstitueringsmøte for å informere om hvilke saker det skal jobbes med i tiden fremover.

Regionstyret bør ha kompetansebygging på bl.a. følgende områder:

• Generell opplæring i styrearbeid
• Lokale forhandlinger
• Medlemsregister og andre verktøy

Forbundsleder og GS kan være med på første styremøte etter valg.

Forslag på saksliste til det første styremøtet:
MAL INNKALLING FØRSTE REGIONSTYREMØTE ETTER ÅRSMØTE
Forslag på en saksliste/innkalling finner du her

Hva som gjøres de første ukene med nytt regionstyret vil avhenge av tidspunktet på året, samt hvilke saker det avtroppende styret jobbet med. På et overordnet nivå kan det likevel være hensiktsmessig å:

1. sette seg inn i retningslinjene for regionene samt andre aktuelle dokumenter
2. avklare roller og mandat internt i styret
3. lage en plan for styremøter; tidspunkt/ frekvens
4. orientere seg om medlemsmassen i egen region og gjøre seg kjent for medlemmene.

Å orientere seg om medlemsmassen i egen region vil innebære å:

• forstå tariffprofilen til regionen
• sjekke hvor regionen har tillitsvalgte
• avdekke hvor regionen mangler representasjon lokalt
• se hvilke store lokallag som kan være en ressurs for regionstyret
• vurdere hvilke lokallag som kan ha behov for ekstra bistand

Å gjøre seg kjent for medlemmene handler i stor grad om å skape nærhet mellom det regionale og lokale leddet. I tillegg vil dette bidra til at medlemmer uten lokal representasjon føler seg ivaretatt. Profilering kan gjøres på ulike måter, men det kan eksempelvis:

• holdes et regionalt «bli kjent med regionstyre» møte raskt etter konstitueringsmøte, gjerne digitalt.
• lages en digital profileringspakke med video, bilde og tekst i samråd med sekretariatet.
• sende ut regionalt nyhetsbrev hvor det påtroppende styret presenteres

Medlemsmassen har en demografi iht. tariffavtale, aldersgruppe, kjønn og medlemstype. Medlemsmassen vil også inneholde en rekke større og mindre lokallag. Noen med representasjon, noen uten. For å kunne bistå medlemmene på best mulig måte jf. retningslinjene for regionene er det derfor viktig at regionstyret holder seg oppdatert på hvem medlemmene er.

I medlemsregisteret kan regionstyret til enhver tid holde oversikt over antall medlemmer, inn/utmeldinger, tariffordeling, tillitsvalgtdekning m.m. Dette gjøres enten ved å bruke inndelingene som ligger i medlemsregisteret, sette opp egne filter eller eksportere medlemslister. Husk at all medlemsinformasjon er sensitiv, så eventuelle lister med medlemmer må ha passordbeskyttelse og slettes etter bruk.

Det finnes en rapport med oversikt over alle tillitsvalgte i hele landet i Winorg. Denne finnes under rapporter.

Du finner flere veiledere her.
Veileder til medlemsregisteret finner du her.

Alle regionstyrene har en egen e-postadresse som skal brukes i utøvelsen i vervet.
region.xx@akademikerforbundet.no

Alle beskjeder fra sentralt hold blir sendt til denne e-postadressen. Derfor er det viktig at adressene tas i bruk med en gang.

Hvert regionstyre kan få inntil to PC’er ved behov. Disse kjøpes inn sentralt.
GoPlenum (digitalt verktøy for møter med saker og avstemninger) kan brukes til årsmøter, både fysiske, hybride og digitale. Ta kontakt med sekretariatet for å avtale.
 
Regionledere får innkallinger, sakslister og møtereferater til orientering, men deltar ikke i møtene.
Slik kan du holde regionstyret oppdatert om saker som blir besluttet i Hovedstyret.